Un sistema ERP es un software diseñado para garantizar la integración y automatización de los procesos que componen la gestión empresarial. Su implementación proporciona un entorno centralizado en una única base de datos que favorece el ahorro a largo plazo, multiplica el rendimiento y la eficiencia de los equipos y ayuda a afinar los procesos de toma de decisiones a nivel interno.
Una vez sabemos qué es un erp, debemos saber que los actuales sistemas de gestión se establecen alrededor de dos categorías muy bien definidas. Por un lado, la administrativa, es decir, la dimensión que aborda el ámbito de los recursos humanos y la finanzas. Por otra parte, la operativa aglutina otros ámbitos como, por ejemplo, la cadena de suministro o la gestión de proveedores.
Simplificando podríamos decir que un ERP constituye un sistema de sistemas, lo cual implica la concentración de procesos de naturaleza estratégica así como diferentes tareas y funcionalidades de diferente naturaleza pero que convergen en puntos comunes a través de relaciones complejas. Este tipo de software optimiza y facilita la correcta gestión de los diferentes flujos informativos que se generan entre los diferentes componentes.
En la era pre digitalización, cada departamento contaba con un sistema único e independiente que no estaba interconectado con los de los demás. El resultado era una pérdida importante de rendimiento que a menudo se manifestaba en duplicidades, pérdidas de integridad e imprecisiones. Hoy, gracias a la automatización y sistematización de procesos en un contexto centralizado, es posible que todos los departamentos y plantillas trabajen de una forma coordinada y sincronizada, accediendo a la información y actualizándola en tiempo real.
Dentro de este sistema de sistemas, podemos encontrar diferentes aplicaciones que reciben el nombre de módulos. A menudo, cada módulo responde a una línea de trabajo o unas funciones específicas dentro de la empresa y los departamentos. Por ejemplo, dentro de un ERP podemos encontrar módulos de logística, atención al cliente o producción que, además, están interconectados en función de las necesidades y las dinámicas de trabajo de la empresa.
Optimización del tiempo, los recursos y el rendimiento
La implementación de un ERP se traduce en una mayor eficiencia y rendimiento. Esto es posible gracias a una automatización permanente que acelera considerablemente la velocidad de los procesos internos. El resultado es la eliminación de tareas manuales y repetitivas que aportan valor a la empresa, liberando de un importante peso a las plantillas, lo cual permite optimizar el tiempo en cuestiones como la trazabilidad o la gestión de inventario y destinarlo en tareas más relevantes y destinadas a mejorar las prestaciones de los productos y servicios o la experiencia del cliente.
Procesos de toma de decisiones más sólidos y seguros
Las prestaciones técnicas que ofrecen los ERP también alcanzan, y de forma especial, la fase de reporting. El resultado es una generación de informes y analíticas así como una gestión de datos estratégicos mucho mas optimizada. El resultado es una toma de decisiones más sólida y respaldada por las mejores fuentes de información en el menor tiempo posible.
Incremento del rendimiento y productividad de las empresas medianas y pequeñas
Hace relativamente poco, la mayor parte de las empresas se veían abocadas a implementar diferentes software independencias para poder gestionar todos los procesos que se articulan en torno a las diferentes dependencias y departamentos. Ello implicaba necesariamente una mayor inversión a largo plazo pues las fórmulas centralizadas que hoy se han extendido en forma de ERP, en el pasado eran extremadamente costosas y, por tanto, inaccesibles para la mayor parte de medianas y pequeñas empresas.
Gracias al desarrollo sin precedentes y, en especial, a la tecnología en la nube, el acceso a las herramientas de gestión ha sufrido un proceso de democratización lo cual ha hecho que las empresas más humildes puedan acceder a soluciones robustas y competir, en muchos sentidos, en igualdad de condiciones con otras empresas con mayor trayectoria y volumen de producción.
Ahorro y acceso a nuevas oportunidades de negocio
La automatización de procesos y la integración de la información ha favorecido el desarrollo de contextos basados en la integridad y con mayores garantías en materia de seguridad y protección, pero también, en interesantes oportunidades de ahorro como, por ejemplo, a través de la reducción de los tiempos requeridos para completar tareas o la prevención y evitación de errores y duplicidades.
Por otra parte, el control férreo que ofrecen los sistemas automatizados basados en Inteligencia Artificial, ofrece innumerables ventajas en términos de planificación y previsión por lo que el control de recursos pasa a ser más precisos y, por supuesto, también la gestión de las inversiones y gastos.
Por supuesto, un ERP proporciona otras grandes ventajas adicionales como, por ejemplo, una mejor cobertura a las necesidades de recursos humanos o una importante mejora en la calidad de los servicios prestados a los clientes lo cual repercute a su vez, en una mejor productividad y nuevas oportunidades de incrementar beneficios.
